Виявлення слабких місць в роботі компанії створює можливості для розвитку

Щоб безпечно рухатись на швидкості та маневрувати на дорозі автовласник має бути впевненим в своєму авто. Кожен механізм з часом виробляє свій ресурс, різні вузли і агрегати зношуються, починають працювати не на повну потужність або зовсім виходять із ладу. Ви можете не завжди знати причину і що саме не так працює. Тому важливо діагностувати поточний стан справ. Так, і для забезпечення безперебійної роботи організації керівнику необхідно знати слабкі місця та проблемні зони в роботі бізнесу та способи їх усунення. Для цього проводиться діагностика або аудит бізнес-процесів. Його мета - виявлення та усунення проблемних ділянок в роботі та визначення потенціальних можливостей для зростання і розвитку бізнесу

В яких випадках важливо діагностувати роботу компанії?

Передумови для оцінки

Ваш бізнес діє в умовах постійних змін зовнішнього середовища. Як під час економічних криз, так і в період зростання, важливо визначити можливості для виживання та розвитку вашої компанії. Це потребує вишукування внутрішніх резервів та управління операційною ефективністю.
Першим кроком на цьому шляху є дослідження реальної картини справ та оцінка процесів. Зʼясовується наскільки реальна ситуація відрізняється від вимог регламентів, нормативів та стандартів. Від реальності та обʼєктивності даних залежить точність прогнозів щодо результатів діяльності вашої компанії та справедливість очікувань власників та інвесторів.

Необхідність аналізу операційної діяльності може знадобитися вам за різних обставин та на різних етапах життєвого циклу компанії, від створення та зростання до занепаду та оновлення. Наприклад, за умови реструктуризації, зміни керівництва і передачі справ, при підготовці до продажу, у випадку реалізації стратегії розвитку та виходу на нові ринки та в інших ситуаціях.

Оцінка та аналіз процесів дозволить вам оцінити їх реальний стан, виявити випадки відхилення від нормативів, необхідність актуалізації вимог, слабкі ділянки, які потребують залучення додаткових ресурсів, а також інші аспекти, які можуть покращити стан виконання процесів та результати роботи. Будь-яка трансформація або реструктуризація бізнесу починається з аналізу та визначення реального стану та показників виконання процесів в компанії. Результати аналізу дозволять зʼясувати нагальні проблеми, їх причини та визначити можливості для покращення фінансового стану та розвитку компанії.

В такому випадку варто дослідити роботу не окремого процесу або напряму діяльності, а системно розглянути роботу компанії як цілісного організму. Для цього розробляється операційна модель діяльності компанії або групи компаній та аналізуються ключові параметри їх роботи. Операційна модель визначає набір ключових структурних та технологічних елементів компанії, встановлює цілі, нормативи та стандарти її діяльності.

На що звернути увагу?

При розробці операційної моделі компанії важливо не тільки визначити внутрішню ситуацію, ключові параметри та складові елементи системи управління, але й потрібно врахувати зовнішні тенденції, рівень конкуренції та поведінку ключових гравців. Це дозволить визначити нові реальні можливості розвитку компанії, підвищити її конкурентоспроможність та ефективність.

Як визначити операційну модель?

Які питання важливо дослідити щоб з'ясувати реальний стан справ?

Оцінка ефективності операційної моделі

На операційну ефективність компанії впливає декілька факторів: технології, людський капітал, деякі організаційні аспекти, такі як внутрішній контроль та управління витратами. Тому дослідити та вивчити ці питання важливо для розуміння можливостей та пошуку засобів підвищення ефективності вашої компанії.

Ефективність в значній мірі залежить від того, як організована система управління та прийняття рішень в компанії. Вона визначається ефективністю організаційної структури. Взаємозвʼязок з ключовими елементами управління, функціями, цілями, процесами, свідчать про суттєвий вплив структури на роботу компанії. Ефективні форми взаємодії, умови праці та людський капітал, чіткий розподіл відповідальності і повноважень,  ефективна взаємодія, розуміння процесів, оптимальна вартість функцій створюють умови для продуктивності та результативності вашого бізнесу. Аналіз організаційної структури та її вдосконалення дозволить вам підвищити оперативність управлінських рішень, швидко реагувати на зміни, знизити витрати та забезпечити виконання стратегії.

Інвестиції в інформаційні технології є запорукою стабільного розвитку вашої компанії. Сучасні інформаційні технології дозволяють оперативно обробляти великі масиви даних, здійснювати обмін інформацією між підрозділами та передавати дані про реальний стан справ на найвищий рівень управління. Від обʼєктивності та повноти інформації залежить обґрунтованість управлінських рішень. Аналізуючи та впроваджуючи нові технології ви зможете підвищити продуктивність роботи, знайти нових клієнтів, збільшити продажі, покращити обслуговування клієнтів, автоматизувати сервісні функції, покращити комунікації та підвищити рівень інформаційної безпеки компанії.

Щоб забезпечити довготривалу фінансову стійкість та прибутковість вашої компанії варто приділити пріоритетну увагу управлінню витратами. Системний пошук можливостей для економії та скорочення непотрібних витрат допоможе оптимізувати діяльність компанії та підвищити її загальну ефективність. Управління витратами має важливе значення в процесі прийняття рішень. Маючи чітке та достовірне уявлення про витрати за різними напрямками діяльності, компанії можуть приймати обґрунтовані рішення стосовно цін, інвестицій, розподілу ресурсів, кадрових питань. Це допоможе оптимізувати прибуток та уникнути непотрібних витрат.

Щоб забезпечити ефективність процесів та фокусуватися на цілях вам знадобиться добре організована функція контролю. Завдяки впровадженню контрольних процедур на різних рівнях прийняття рішень, керівники отримують достатню ступінь автономії, що сприяє децентралізації стратегічної функції управління. Оцінка показників виконання процесів та порівняння фактичних результатів з цілями полегшить прийняття рішень щодо вжиття заходів з покращення продуктивності та оптимізації витрат. Ви також зможете оцінити економічний ефект від нововведень та інноваційних технологій, своєчасно впроваджуючи їх у виробництво.За допомогою контролю ви зможе оцінити прогрес працівників щодо досягнення цілей та здійснити коригуючи дії. Надійна система контролю дозволяє виявляти та виправляти помилки до того, як вони стануть суттєвими і будуть впливати на результат, а наявність системи моніторингу та управління операційними ризиками допомагає передбачити кризові ситуації та мінімізувати втрати.

На що звернути увагу?

Управління операційною діяльністю базується на певних категоріях та критеріях, які мають бути визначені індивідуально для кожного бізнесу з врахуванням балансу інтересів та ефективного розподілу ресурсів в компанії. Ці критерії мають бути закладені в основі оцінки операційної діяльності та бути основою для прийняття управлінських рішень.

Як оцінити операційну діяльність?

Як безперервно отримувати оперативні дані про поточні результати?

Система моніторингу

Щоб забезпечити інформаційну підтримку та якість управлінських рішень варто застосувати методику контролінгу та побудувати систему моніторингу ключових показників діяльності компанії, KPI процесів виробництва та управління.

Ключові показники ефективності знадобляться вам щоб виміряти свій прогрес та продуктивність. Вони допомагають погоджувати оперативну діяльність зі стратегією та візією компанії. Вони забезпечують основу для планування, бюджетування та контроля витрат, дозволяють відстежувати досягнення та визначати області для вдосконалення, мотивують вас та вашу команду працювати продуктивно та допомагають отримувати потрібний результат. Вимірювання ефективності через KPI допоможе вам в оцінці впливу стратегічних та оперативних змін на результативність бізнесу.

Для цього варто визначити показники та метрики, які дозволять на регулярній основі виконувати оцінку процесів. При розробці таких показників важливо встановити взаємозвʼязок кожного з них із стратегією та загальними цілями в компанії.

Цільові показники подаються у вигляді ієрархічної структури – структури цілей різного рівня, зазначається відповідальность виконавців різного рівня та форми організації робіт, цілі можуть бути досягнуті шляхом реалізації проектів або виконання поточних операційних завдань.

Щоб побудувати систему моніторингу необхідно визначити відповідальних осіб та організувати процес збору та аналізу інформації. Визначити періодичність та терміни подання звітності, встановити порядок обробки пропозицій та прийняття рішень з вдосконалення.

Серед інструментів контролінгу особливе місце займає аналітична звітність. Вона повинна ясно і коротко вказувати на «вузькі» місця. Тоді користувачі таких звітів зможуть швидко зрозуміти які заходи застосувати далі. Умовно, звіти поділяють на оперативні або ad-hoc та аналітичні або системні. Процесні звіти фокусуються на поточному стані обʼєкта дослідження або процеса. Аналітичний звіт формується регулярно та дозволяє прийняти стратегічні управлінські рішення.

На що звернути увагу?

При розробці показників варто враховувати ефективність їх адміністрування. Важливо, щоб витрати на збір, обробку та подання не перевищували цінність отриманої інформації. Варто звернути увагу на кількість, точність та доступність індикаторів та даних для обробки.

Як побудувати систему моніторингу?
Потрібен аналіз і оцінка процесів?

Разом з Doati

Наші послуги