Зазвичай аналіз починається з вивчення питань відповідальності і повноважень, кількості і розподілу функцій. Тому важливо, за допомогою спеціальних інструментів, визначити ці параметри, і потім, на основі отриманих даних, дати оцінку ефективності організаційної структури компанії. Потужність операційної системи, а саме обсяг виробництва продукції за певний період часу визначається кількістю ресурсів, які компанія має в своєму розпоряджені. Це в тому числі і наявність людського ресурсу. Щоб визначити реальність та потенційну можливість реалізації стратегії та виконання оперативних задач варто оцінити достатність персоналу в компанії.

Ознаками хорошої організаційної структури є чітке розмежування повноважень та відповідальності, підтримка всіх «наскрізних» процесів компанії, ефективна взаємодія, відповідність та непротиріччя цілей і функцій підрозділів. Ефективність характеризується рядом показників.

В цілому, оптимізація організаційної структури виконується для визначення найкращого варіанта, який дозволить виконувати цілі і задачі стратегії та отримати позитивний економічний ефект.

Важливим моментом є визначення необхідної та достатньої чисельності персоналу, який дозволить реалізувати цілі компанії. Персонал є ключовим ресурсом, який допомагає досягти цілей та завдань компанії. Тому, точний та достовірний розрахунок оптимальної чисельності персоналу дозволяє:

• підвищити результативність та якість виконання процесів;
• забезпечити наявність позитивного ефекту в порівнянні з витратами;
• рівномірно розподілити навантаження та забезпечити можливість розвитку персоналу

Після визначення складу функцій і процесів, важливо оцінити ефективність з точки зору окупності витрат на їх виконання. Для цього розраховують рентабельність ключових процесів.

Для визначення найбільш прибуткових напрямків діяльності компанії та виявлення найбільш витратних процесів важливо виконати коректний розрахунок їх собівартості. Він передбачає необхідність обліку всіх видів витрат, які необхідні для отримання результату, та коректного визначення центрів фінансової відповідальності – організаційних одиниць компанії, які беруть на себе ці витрати. Розрахунок виконується для розробки управлінських рішень з метою мінімізації витрат, збільшення продажів, субсидування або відмови від виконання неприбуткових видів діяльності.

Важливим, за цих умов, є класифікація видів та структури витрат. В собівартості мають бути враховані всі витрати, які необхідні для виконання процеса. Види та структура витрат визначаються на основі даних управлінського та бухгалтерского обліку. Витрати розподіляються між процесами пропорційно показникам – драйверам розподілення, які визначаються індивідуально для кожного процесу. Для управління витратами використовується Activity-based Costing метод.

В умовах зовнішньої невизначеності, збільшення швидкості змін та ризиків питання достатності контрольних процедур за поточним станом виконання процесів мають критичний характер. Цей напрямок аналізу дозволить вам оцінити систему управління ризиками в компанії та забезпечити можливість оперативного реагування на виклики та проблеми.

Концептуальна модель ризик-орієнтованого контролю COSO визначає основні поняття і характеристики внутрішнього контролю та його ключові компоненти:

Внутрішній контроль здійснюється персоналом, тому персонал є  важливою його ланкою, а не тільки правила, процедури й керівні документи.

Від внутрішнього контролю власники і керівництво підприємства можуть очікувати тільки обґрунтованого рівня забезпечення досягнення поставлених цілей, а не абсолютної гарантії безпомилкової роботи.

Внутрішній контроль забезпечує досягнення поставленої мети бізнесу або кількох цілей у суміжних сферах діяльності.

Передумовами ефективної роботи системи контролю є:

• наявність професійного та відповідального персоналу
• чітко визначені права та обовʼязки
• формалізація процедур під час здійснення діяльності, наявність регламентів і інструкцій
• автоматизація процесів і контролів
• наявність фізичного контролю за активами і документами
• своєчасне складання первинних документів, система обліку
• моніторинг результатів діяльності, аудит процесів

Для виконання контрольних процедур важливо мати за основу якісну систему обліку за наступними параметрами:

• види ресурсів,
• види продукції (товарів чи послуг) на різних етапах її життєвого циклу від замовлення до постачання,
• підрозділи, які виконують певний етап, або процеси чи їх виконавці
• облік інцидентів, повʼязаних з виконанням процесу,
• витрат на експлуатацію, технічне обслуговування та ремонт.

Як правило, для збору та обробки таких даних використовують автоматизовані системи обліку (ERP системи). Вони дозволяють накопичувати та обробляти масиви даних, отримувати оперативну інформацію та складати аналітичні звіти.

Для побудови комплексної системи ви можете використовувати різні види контролю:

• технічний контроль – перевірка дотримання технічних вимог. Обʼєктами контролю можуть бути матеріали та напівфабрикати, готова продукція, продукція на стадії вироблення, технологічні процеси, знаряддя праці, технологічна дисципліна та культура виробництва;
• профілактичний контроль – попередження появи браку в процесі виробництва, аналіз інцидентів та прийняття рішень щодо недопущення браку в майбутньому;
• приймальний контроль – виявлення та ізоляція браку;
• контроль якості готової продукції – забезпечує встановлення відповідності готової продукції вимогам та очікуванням споживачів, нормативно-технічній документації, зразкам – еталонам на ринку. Контроль якості класифікують за стадіями життєвого циклу продукції, за обʼєктами, за стадіями виробничого процесу, за виконавцями, ступенем охоплення продукції, часом проведення, місцем виконання, впливом на виробничий процес, за параметрами, що контролюються та інші види;
• спеціальний контроль – вирішує специфічні завдання, наприклад, контроль експлуатації, інспекційний, екологічний контроль.

Більшість контрольних операцій «вбудовані» в процеси виробництва та виконуються безпосередньо робітниками на робочих місцях.

Для побудови системи ви можете використовувати різні методи контролю та види контрольних процедур.

Методи контролю: вибірковий або суцільний, статистичний контроль технологічного процесу або якості готової продукції.

Контрольні процедури:

• дозволи та повноваження на здійснення операцій та прийняття рішень: статутні документи, рішення уповноважених органів та осіб, угоди та контракти;
• розподіл повноважень: затвердження та перевірка проведення операцій (бек-офіс), матриця RACI;
• фізичний контроль: інвентаризація, контрольні заміри, контроль закупок, лабораторний аналіз: тестування, спостереження;
• перевірка результатів діяльності: порівняння з бюджетом/прогнозом, порівняння з конкурентами по галузі, порівняння з попереднім періодом

Важливо, щоб інформація щодо результатів діяльності надходила на постійній основі відповідним особам, які мають повноваження щодо змін та відповідають за результати. Ці данні та їх аналіз є обїєктивною підставою для змін.

Не так недобре отримати незручні результати, як не розуміння реальної ситуації та параметризованих даних про стан справ.

І, нарешті, оцінка рівня автоматизації виробничих та управлінських процесів дозволить вам визначити можливості, які є в компанії для підвищення продуктивності і результативності процесів.

Автоматизація забезпечує повне усунення людської праці, замінюючи його спеціалізованими машинами. Завдяки найновішим розробкам багато співробітників можуть не тільки отримати належні умови праці, але й можливість перекваліфікуватися, що в свою чергу забезпечить зростання компанії та розвиток співробітників.

Вищим ступенем автоматизації вважається безперервний цикл робіт, де людина виконує роль оператора або контролера. Системи автоматизації потрібні для управління і контролю, підтримки необхідного режиму роботи агрегатів, діагностики обладнання та формування звітності.

Визначення процесів, що потребують автоматизації та забезпечення впровадження відповідних систем дозволить вам мінімізувати вплив людського фактору та підвищити:

• швидкість виконання багаторазово повторювальних завдань;
• якість роботи;
• кількість даних, які можна використовувати для розрахунку і підтримки процесів;
• точність управління;
• швидкість вибору варіантів рішень для стандартних та виключних ситуацій.

Ваша ініціатива, підготовка та реалізація проєктів автоматизації та впровадження нових технологій має забезпечити для компанії такі економічні ефекти:

• підвищення якості і конкурентоспроможності продукції;
• зниження енергоспоживання;
• зменшення собівартості;
• скорочення кількості задіяного персоналу;
• збільшення обсягів виробленої продукції;
• розширення ринків збуту.