постійний, системний та послідовний процес змін, який має забезпечити досягнення кращого результату порівняно з поточними показниками. Він передбачає визначення, аналіз, та поступове вдосконалення будь-якого об’єкту управління: системи, процесу, товару чи послуги.

Організація такого процесу дозволить вам підвищити ефективність, раціонально використовувати ресурси, безперервно створювати додану цінність та покращити якість продукції.

Окрім цього, безперервне вдосконалення – це певна культура ведення бізнесу та засіб мислення. Вона передбачає постійне отримання зворотнього зв’язку від клієнтів, оцінку якості кінцевого продукту, аналіз даних, а також тісну співпрацю всіх учасників процесу виробництва та обслуговування для врахування потреб споживачів, задоволення їх очікувань та боротьби з негативним ставленням і дефектами.

Постійне вдосконалення є важливим компонентом провідних систем менеджменту, Lean, Six Sigma, TQM. Найбільш відомим прикладом для масштабування підходу безперервного вдосконалення стала виробнича система Toyota, яка побудувала таку систему та показала гарний результат.

Основою системи є PDCA цикл управління (Plan-Do-Check-Act), який давно перестав обмежуватися виробництвом, та використовується в сфері послуг та адміністрування.

1. Почати варто з аналізу та оцінки поточних процесів і визначення слабких місць, які потребують вдосконалення. Дайте оцінку поточним результатам та зʼясуйте які з них не відповідають потребам компанії з точки зору виконання оперативних та стратегічних цілей.
2. Далі, встановити чітку мету, яку ви хочете досягти через вдосконалення. Визначити параметри виконання процесів та показники, які потрібно змінити.
3. Визначити стратегію та підготувати план для досягнення цієї мети. Визначити завдання та проєкти, які необхідно реалізувати, щоб отримати потрібні результати в майбутньому. Деталізувати конкретні кроки, терміни і необхідні ресурси.
4. Забезпечити впровадження змін у відповідності з планом. Організувати моніторинг та контроль виконання завдань для визначення проміжних результатів.
5. Постійно оцінюйте результати і коригуйте стратегію, якщо потрібно. Призначте відповідальних осіб за моніторинг та досягнення запланованих змін. Фіксуйте проміжні результати у відповідності з планом дій, оперативно реагуйте на відхилення від плану, коригуйте параметри завдань та проєктів.
6. Створіть умови та середовище, де працівники вільно пропонують імпровізації та ініціюють зміни для покращення. Забезпечте популяризацію та підтримку прогресивних та результативних змін, доводьте найкращі результати на рівень вищого керівництва, забезпечте винагороду ключовим учасникам змін, створіть мотивацію для персоналу ініціювати зміни та приймати участь в їх реалізації.

Важливою особливістю методу є те, що вдосконалення планують і впроваджують не тільки керівники, а насамперед самі працівники. Керівництво приймає свідоме рішення на користь вдосконалення і закріплює його в корпоративній культурі. Всі учасники, що залучені до процесу, повинні бути обʼєднані навколо мети та знати, що в процесі постійного вдосконалення не відбувається раптових змін. Натомість мова йде про поступову оптимізацію та вдосконалення найважливіших сфер компанії. У довгостроковій перспективі ці невеликі оптимізації призводять до підвищення якості продукції і ефективності процесів, а також обслуговування.

Завдяки CIP всі існуючі процеси в компанії можна впорядкувати та спростити. Витрати заощаджуються за рахунок ефективніших робочих процесів, продукти та/або послуги більш пристосовані до вимог клієнтів, покращується обслуговування та зменшується кількість втрат усіх видів. Успішний процес постійного вдосконалення вимагає відповідної корпоративної культури, навчання і мотивації та активного залучення керівництва.