Визначення цілей та їх каскадування до рівня виконавців

Ви описуєте цільові показники у вигляді ієрархічної структури – структури цілей. На верхньому рівні зазначаєте цілі, які необхідно виконати у відповідності з затвердженою стратегією управління та розвитку.
Цілі вищого рівня формуються та визначаються власниками та керівництвом компанії. В складі кожної такої цілі вам потрібно виділити необхідну кількість цілей другого рівня, виконання яких забезпечить досягнення цілей стратегії. Управлінські рішення та дії визначають тренди, на які очікує керівництво: максимізація або зменшення значення показників, дотримання в межах допустимого діапазону.

Щоб визначити цілі та розробити стратегію ви можете застосувати методику так званої збалансованої системи показників. Вона була розроблена Робертом С. Капланом та Девідом П. Нортоном. Система починається з візії та стратегії компанії та передбачає системний підхід до вимірювання її ефективності. Система складається з показників, що розділені на групи, так звані перспективи. Зазвичай всі цілі розділюють на чотири перспективи: фінанси, внутрішні процеси, клієнти, співробітники і розвиток. Якщо ваша компанія потребує, можуть бути виділені інші групи показників. Всі цілі та показники перспектив повʼязані між собою та впливають один на одного. Керівництву потрібно розуміти ситуацію паралельно за всіма напрямками. Якщо одному з них приділяється більше уваги та ресурсів, то ефективність роботи компанії стає не оптимальною.

Цільові значення та цільові показники повʼязані між собою за допомогою варіантів аналізу. Для цього ви можете обирати відповідний варіант: аналіз динаміки змін, порівняння різних компонентів показників, порівняння з минулим періодом, вимірювання поточного значення. Наприклад, в компанії обраний цільовий показник «обсяг продаж», та визначений алгоритм його розрахунку. Необхідно делегувати відповідальність за його виконання різним співробітникам, у відповідності із межами їх відповідальності та вклада у результат виконання цього показника.

Система моніторингу показників діяльності компанії

Моніторинг – це процес збору та аналізу інформації про роботу ключових процесів в бізнесі. За допомогою моніторингу керівник отримує інформацію про:

  • поточний стан та показники виконання процесів;
  • «вузькі місця» або негативні фактори, які можуть призвести до проблем у майбутньому;
  • можливі способи покращення та вдосконалення процесів;
  • відкриття нових напрямків та розширення діяльності;
  • можливість виконання планів та сигнали про необхідність їх актуалізації;
  • необхідність прийняття рішень про використання людських, фінансових чи матеріальних ресурсів.

Створюючи систему моніторингу ви виконуєте наступні завдання:

  • формуєте цілі;
  • обираєте показники, які допоможуть вам визначити як досягти цих цілей;
  • організовуєте збір базових значень показників;
  • визначаєте планові/нормативні значення показників;
  • визначаєте набір даних та їх параметрів для збору;
  • організовуєте систематичний збір даних;
  • забезпечуєте аналіз даних та підготовку звіту;
  • ініціюєте прийняття рішень за даними аналізу.

Для оцінки результатів ви можете використовувати такі критерії:

Відповідність – яким чином процес відповідає досягненню корпоративних цілей? Індикаторами можуть бути умови, за яких можна буде вважати, що цілі будуть досягнуті.

Результативність – наскільки процес досягає нормативних значень параметрів? Умови, за яких можна вважати процес виконаним.

Ефективність – наскільки раціонально використовуються ресурси в процесі? Умови, за яких можна вважати співвідношення затрат та результатів оптимальним.

Вплив – який вплив здійснив процес на зміни в компанії? Умови, за яких можливо вважати, що результати процесу позитивно вплинули на зміни в компанії.

Сталість та безперервність – який буде мати вплив процес на зміни в компанії після його вдосконалення? Умови, за яких можна вважати, що зміни в процесі позитивно вплинули на зміни в компанії.

Основні питання, на які має дати відповідь система моніторингу:

  • які дані потрібно збирати?
  • які джерела інформації використовувати?
  • як часто і в який період збирати дані?
  • хто відповідальний за збір даних та аналіз інформації?
  • як готується звіт про результати аналізу, які вимоги?
  • для кого готується звіт?
  • які заходи вживаються за результатами моніторингу?

Для побудови системи ви можете використовувати різні типи індикаторів.

Показники – цифрові свідчення, що допоможуть порівняти бажані результати з наявними.

Найкращі показники – це такі, які легко підрахувати та показники, які дозволяють екстраполювати інформацію, узагальнити в одній цифрі внаслідок вивчення малої групи, на велику групу.

Кількісні показники, джерела інформації: дані опитування, статистичні дані, регламенти процесів, системи

Якісні показники, джерела інформації: фокус-групи, інтервʼю, спостереження, метод Делфі, форуми і дискусійні групи.

Показники мають бути: ясні, доцільні, обʼєктивно перевірені, в невеликій кількості, незначні ресурси для їх збору, доступність даних для розрахунку, можливість періодичного визначення, вимірюваність, репрезентативність для певного комплексу явищ, доступність і легкість тлумачення.

Для збору інформації ви можете здійснити аналіз документів, інформаційних систем, провести експерименти, опитування, спостереження.

Візуалізація даних

Щоб показати результати та оперативно оновлювати дані створюють інформаційні панелі (дашборди). Дашборд – це візуальна панель, на якій розташований набір електронних звітів компанії або набори даних з різних програм та додатків, які в реальному часі відображають стан процесів у вигляді графіків, таблиць, діаграм та іншої інфографіки. Якщо дані змінюються в системах, вони автоматично оновлюються та перераховуються на дашборді.

Вбудовані дашборди мають CRM-системи, аналітичні та управлінські ERP програми, веб-сервіси. Також можливо налаштувати індивідуальний дашборд за допомогою Excel.

Використання дашбордів має наступні переваги:
1. Вони збирають та обʼєднують дані з різних програм, щоб співробітники працювали в одному інформаційному просторі, а не в десятках різних систем.

2. Вони автоматично переробляють звіти та перераховують показники як тільки дані змінюються в системах. Співробітникам не потрібно щоденно завантажувати дані, перевіряти та контролювати показники вручну.

3. Вони формують складні таблиці та форми з багатьма параметрами в спрощені графіки, діаграми, списки. Співробітники легко сприймають таку інформацію і концентрують зусилля на напрацюванні рішень щодо покращення роботи, а не на читанні таблиць.

4. Дашборди можуть бути налаштовані на оцінку результатів роботи будь-яких процесів: виробництво, продажі, фінанси, HR процеси, закупівлі та інші. Через процеси здійснюється оцінка роботи бізнесу, а не окремих відділів. Якщо показники деяких процесів не відповідають нормативам або погіршуються, це оперативно відображається на дашборді та приймаються рішення щодо виправлення ситуації та недопущення її в майбутньому.

Дашборди використовують аналітики, які працюють з великою кількістю даних, звітів та метрик.  Частіше їх використовують в роботі:

1. Маркетологи для аналізу клієнтських даних із анкет, інтервʼю, веб-метрик та для аналізу різних показників продажу товарів чи послуг.
2. SEO – спеціалісти аналізують метрики, які визначають місце сторінок сайтів в результатах пошуку, які метрики впливають на ранжування, показники охоплення аудиторії в соціальних мережах та месенджерах.
3. Системні адміністратори спостерігають за роботою серверів, кількістю та активністю користувачів в системі, стабільністю роботи програм.

Керівники використовують дашборди в роботі щоб розуміти як працює компанія, які проблеми та що можливо покращити в роботі, які процеси потребують пильної уваги, вдосконалення або перебудови.

Створено багато програм, в яких вбудовані або можливо налаштувати потрібні дашборди, від спеціалізованих до безкоштовних сервісів. Спеціалізовані програми можливо інтегрувати з іншими додатками, або ж створити спрощений варіант дашборду за допомогою безкоштовного сервісу.

Для побудови системи моніторингу вам буде потрібно виконати наступні кроки:

  1. Визначити цілі моніторингу. Розберіться та визначте, що саме ви хочете відслідковувати і контролювати в процесах вашої компанії.
  2. Вибрати ключові показники ефективності (KPI). Оберіть метрики, які найкраще відображають продуктивність та ефективність процесів.
  3. Обрати інструменти моніторингу. Виберіть програмні засоби чи інструменти, що дозволять розраховувати та відстежувати вибрані KPI.
  4. Розробити систему збору даних. Створіть механізм для збору та обробки інформації про визначені KPI. Це може включати в себе використання спеціалізованих програмних продуктів, сенсорів, аналітичних систем тощо.
  5. Обрати засоби візуалізації даних. Підготуйте зручний інтерфейс для відображення зібраних даних у вигляді зрозумілих графіків, таблиць або дашбордів.
  6. Провести аналіз та визначити напрямки вдосконалення. Постійно аналізуйте дані, виявляйте тенденції, формулюйте висновки та впроваджуйте зміни для покращення процесів.
  7. Організувати процес підтримки та оновлення системи. Після запуску системи забезпечте постійну підтримку, вдосконалення та оновлення системи моніторингу для відповідності змінюваним потребам вашої компанії.

Ця система допоможе вам активно контролювати та вдосконалювати ваші бізнес-процеси на основі об’єктивних даних.