Автоматизація бізнес-процесів – це впровадження програмної системи, яка виконує типові процедури відповідно до сучасних алгоритмів. Мова про складання і виписування документів, контроль виконання облікових та складських операцій. Завдяки подібним нововведенням рівень роботи підприємства якісно підвищується.

Особливості автоматизації бізнесу

Розбираючись в тому, що таке автоматизація бізнесу і що вона дає, слід зазначити наступні позитивні аспекти її введення:

  • уникнення рутинної і одноманітної ручної праці;
  • інформація обробляється і передається набагато швидше;
  • в єдиному інформаційному просторі обслуговуються окремі підрозділи або все підприємство;
  • запрограмовані звіти і документи складаються автоматично;
  • зростає зручність оперування базами даних, а робота стає точнішою, повнішою і несуперечливою;
  • підрозділи або вся організація зводяться до єдиного комплексу, який об’єднує регулярний стандартизований документообіг та інформаційно-нормативна база.

Автоматизацію доцільно проводити при наявності передумов до переходу або в тому випадку, якщо даний процес неминучий через причини внутрішнього або зовнішнього характеру. Вона може відбуватися на різних рівнях:

  • Типові процедури. Змінюється порядок виконання типових операцій, наприклад, створення облікової та складської документації, звітів, відомостей, введення поправок і оновлень.
  • Функції. Йдеться про формування рішень, до яких застосовні єдині правила: створення складських заявок і схем поставок.
  • Бізнес. Впровадження електронного документообігу. Використовується система аналітичних показників. В одному інформаційному просторі для документів призначаються виконавці, терміни і контрольні дії. Заходи, що стосуються різних продуктів і проектів, з’єднуються у ланцюжки. Завдяки цьому контроль можна здійснити в будь-який момент часу з метою отримання докладної інформації щодо запланованої чи зробленої роботи. Доступна аналітика, за якою судять про прибутковість і ефективності реалізованих операцій.

Впровадження автоматизації

Щоб отримати позитивний ефект, необхідно не тільки витратитися на нове обладнання, а й ввести в робочий процес правильні зміни. Крім програмно-апаратної перебудови проводяться організаційні реформи. Багато в чому на їх характер впливають цілі і завдання компанії.

Керівництву варто призначити відповідальну особу, яка буде від їх імені справлятися з такими завданнями:

  • аналіз і постановка задач в спеціальному штабі;
  • складання бюджету проекту;
  • впровадження розроблених заходів;
  • складання посадових інструкцій для трудового колективу;
  • перенесення інформації в бази даних нової платформи;
  • усунення недоліків, виявлених в ході впровадження;
  • навчання персоналу.

Це лише загальні обов’язки. Немає єдиного для всіх списку. В окремих випадках виникає необхідність у нестандартних діях, що сприяють досягненню наміченого результату.

Які ефекти для бізнесу забезпечить автоматизація?

  • впорядкування роботи співробітників і розподіл завдань. У вас з’явиться автоматизована система управління (CRM, ERM, PM і ін.), де кожен буде бачити які завдання стоять і коли їх необхідно зробити;
  • зменшення людського фактору в бізнес-процесах. Сюди відносяться забуті дані, прокрастинація з простими завданнями, клієнти, які не були внесені в базу та ін.;
  • збереження даних від кібератак або нелегального доступу. З автоматизованою системою управління ви будете вносити всі дії в систему і, в разі чого, зможете їх відстежити. Зрозуміло, що автоматизація не розв’язує всі проблеми безпеки, але вона значно спрощує життя.

Які процеси можна автоматизувати?

На сьогодні неможливо автоматизувати всі процеси. Певні завдання повинні управлятися співробітниками. Серед них: пошук співробітників, їх управління, культура компанії, спілкування з клієнтами та ін. Тут повинні брати участь не тільки машини, але і люди з їх високим рівнем соціалізації.

В основному, автоматизуються наступні процеси:

  • Керуючі – частина стратегічного управління співробітниками і фірмою;
  • Операційні – всі процеси, які впливають на роботу компанії (маркетинг, техпідтримка, продажу, виробництво послуг/товарів, розробка й інші);
  • Підтримуючи – процеси, які пов’язані з системним адмініструванням, логістикою, бухгалтерськими звітами та обліком, та ін.
  • Завдання з високим рівнем залучення людини

Які є системи/засоби автоматизації бізнес-процесів?

Система автоматизації допомагає перетворити монотонну ручну роботу в автоматичну, роблячи таку працю більш технологічною і просунутою. У систему входять програмне і апаратне забезпечення (сервера, термінали, каси, VDS, карти та ін.), Які відповідають кожен своїй групі процесів.

  1. Керуючі процеси – ERP і CRM системи для аналітики та управління. У директора існує необмежений доступ до даних компанії, праву призначення і перепризначення завдань і глибокої аналітики.
  2. Операційні процеси – ERP і CRM системи для управління, WMS, ECM і CAD системи. Такі системи або існують в єдиній системі даних або інтегровані між собою.
  3. Процеси підтримки – спеціальне програмне забезпечення, яке працює або окремо, або разом з операційними процесами.
  4. Завдання з високим рівнем людського фактора – спеціалізовані програми для пошуку і управління співробітниками, чати, портали й інше. Їх основне завдання полегшувати роботу і спростити спілкування між співробітниками.

Роботизована автоматизація процесів (RPA) — це передова технологія, яка використовує програмних роботів (або ботів) для автоматизації повторюваних завдань на основі правил і показує найкращий результат зі структурованими даними або інформацією, що відповідає попередньо визначеній моделі даних. Боти імітують взаємодію людини з цифровими системами, забезпечуючи точність і швидкість виконання різноманітних процесів.

Усі, кому колись доручали копіювати та вставляти вміст з однієї величезної електронної таблиці до другої, можуть підтвердити, що виконання повторюваних і трудомістких завдань – це не найкращий спосіб використовувати людські когнітивні здібності. Це не тільки нудно для виконавця, а й набагато збільшує ймовірність помилок. На ручне виконання таких завдань потрібно набагато більше часу, як порівняти з ботами.

У цьому й полягають дві основні переваги використання RPA: підвищення продуктивності та точності. У працівників з’являється більше часу на виконання важливіших завдань. Роботів досить один раз запрограмувати, і вони завжди дотримуватимуться цих правил. Роботи не втомлюються, не втрачають концентрацію уваги, не допускають помилок, їхні результати стабільні та надійні.

Боти також дають організаціям змогу швидко виконувати масштабування, що допомагає зручно адаптуватися до сезонних робочих циклів і пікових навантажень (за підрозділами, розташуваннями та з переходом із настільних комп’ютерів у хмару).

Навіщо використовувати RPA?

  • У працівників з’являється більше часу на виконання важливіших завдань
  • Підвищення продуктивності
  • Підвищення точності
  • Швидше й зручніше масштабування в разі потреби